Eventos e Internet

¿Qué elementos destacan en los eventos? En este punto existe bastante consenso entre agencias y clientes:

Internet reina, al monopolizar las tres primeras posiciones. Una de las tendencias del momento es la utilización de las nuevas tecnologías: aumenta el porcentaje de eventos híbridos (online + presencial), con un formato cada vez más presente, muy utilizado en convenciones y eventos de formación, consistente en realizar el evento simultáneamente en varias ciudades a través de satélite. La crisis no es ajena a esta tendencia que permite ahorrar en hospitality y transporte, además de acortar en el tiempo el evento y eliminar las actividades sociales, que cada vez se encaminan más a acciones de networking.

Las redes sociales y las herramientas online están siendo, sin duda, el ‘mirlo blanco’ de la comunicación en eventos. Sus posibilidades son infinitas tanto a nivel de preevento como en el evento y en el postevento; no solo permiten crear ‘comunidades’ sino prolongar los objetivos del evento en el tiempo, multiplicar la audiencia y una eficaz vía de medición del impacto. El ‘buzz’ se ha convertido en la palabra de moda. Y no estamos al final de nuestro recorrido online: según el EMI, solo el 28% de los responsables de eventos en empresas de EEUU integran claramente su estrategia online con la de eventos (el 49% dicen integrar los dos un poco).

 

Gestión de Eventos empresas

 

CRONOGRAMA UTILIZADO POR UN ORGANIZADOR DE EVENTOS TRES MESES ANTES DEL EVENTO.

- Determinar el objetivo de la reunión y elaborar un programa y un presupuesto.

- Reservar el lugar del evento, y los servicios de apoyo.

- Verificar el calendario de eventos locales para evitar un conflicto con días inapropiados.

- Enviar cartas con el acuerdo de los hoteles, y de los proveedores en su caso, al cliente.

- Organizar los cargos permitidos en la factura general y en las facturas individuales, con el hotel.

- Autorizar a quien corresponda, para firmar por estos importes.

- Invitar a los ponentes, presentadores o moderadores, e informarles sobre los participantes y las instalaciones del hotel, incluyendo la capacidad audiovisual del establecimiento.

- Notificar a los participantes.

- Preparar los obsequios de los viajes, diplomas, maletines, etc…

 

DOS MESES ANTES DEL EVENTO.

- Confirmar los menús por escrito, con el gerente de eventos, así como el montaje y las disposición de los salones.

- Examinar las diferentes presentaciones con moderadores y ponentes, sobre todo con el tiempo previsto necesario para su exposición, y ofrecer ayuda para elaboración de comunicados, resúmenes o abtracs.

- Encargar los carteles, pósters y el material impreso que vaya a necesitar .

- Enviar por correo la agenda del día, el protocolo a nivel de vestimenta, y otras instrucciones y recomendaciones para los participantes.

- Encargar los obsequios y regalos previstos .

- Organizar la distribución de los mismos, y del material de inscripción, con la persona de contacto del hotel.

 

UN MES ANTES DEL EVENTO.

- Verificar con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y logísticos, decoración de suelos en moquetas para eventos especialmente indicadas según la normativa de prevención de incendios con clasificación ignifuga, al menos Bfls1.

- Entregar al hotel la lista de habitaciones y nombres, confirmando gratuidades.

 

UNA SEMANA ANTES DEL EVENTO.

- Enviar los materiales para que lleguen 24 horas antes de su llegada, y confirmar la llegada de los mismos, antes de salir de su oficina.

-Confirmar todos los pedidos audiovisuales y organizar las diapositivas, en su caso hacer los trámites necesarios para que después del evento, se envíen los materiales a su oficina.

- Confirmar con 72 horas de antelación el nº de asistentes a los eventos con alimentos y bebidas, del primer día.

- Llevar un juego original de todos los comunicados que serán distribuidos. (Para que en el caso de que los materiales que enviase se pierdan o extravíen, siempre pueda copiarlos del original).

- Inspeccionar personalmente los materiales enviados, y comprobar que todo haya llegado en condiciones.

- Verificar que para la recepción del grupo estén de acuerdo los horarios y los salones de sus eventos.

 

EL MISMO DÍA DEL EVENTO.

- Comprobar una hora antes los salones de los eventos.

- Notificar inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y necesidades.

- Firmar diariamente las cuentas de los banquetes, y tener actualizado un archivo de todos sus gastos en el hotel.

 

A LA CONCLUSIÓN DEL EVENTO.

- Reunirse con el gerente de eventos para revisar las reuniones, los cargos en las facturas y recibos de las cantidades que se hayan ido pagando, en su caso.

- Compartir con el gerente de eventos los nombres de aquellos asistentes que recibieron un servicio extraordinario, y se hayan manifestado en ese sentido.

 

Eventos al aire libre, organización, decoración, gestión y análisis.