Nuevas Tendencias para Eventos

NUEVAS TENDENCIAS EN EVENTOS

Opciones y alternativas que se están dando como tendencias en el sector de los eventos, metodologías y análisis, configuración para la optimización en la organización y en el ahorro de recursos para ofrecer al cliente final las opciones más económicas.

Los hoteles como medio para integrar congresos, foros, ofrecen paquetes de alojamientos cada vez más elaborados con todos lo servicios.

Ciudades de Segundo Nivel; el coste del transporte y de las habitaciones de hotel en las grandes ciudades continuará subiendo, por lo que aquellos organizadores de reuniones que estén concienciados con sus presupuestos seguirán buscando lugares más económicos. Las ciudades que circundan a los grandes núcleos son un ejemplo que se conocen como ciudades de segundo nivel, sin menospreciar ni hacer un comentario peyorativo, su atractivo hace que se reduzcan los costes al tener más flexibilidad en menos espacio para dichos eventos. Los precios de las habitaciones y los salones son más económicos.

El Crecimiento de centros de convenciones; En la actualidad podemos encontrar abundantes ejemplos de centros de convenciones gestionados tanto a nivel público como privado. Sus formas de ser gestionados pueden pasar desde centros de convenciones integrados con hoteles, que se mantienen con una parte de lo que se paga por cada habitación, a otros en las que los cargos estén completamente separados. Hay que tener en cuenta que si el precio de las habitaciones es alto puede convertirse en un factor incompatible con el presupuesto de quien debe elegir la localización del evento.

Unidades o departamentos de centralización de la información; se pueden clasificar en dos.

Dirigidas al cliente externo (un sistema centralizado de respuesta hacia el cliente es aquel que le permite solicitar cualquier tipo de servicio desde su habitación, dirigiéndose únicamente a un número de teléfono o usando el televisor. A diferencia del servicio tradicional de atención al cliente, en el que existía un número diferente de teléfono para cada servicio al que se requiriese, este sistema facilita no solo la capacidad de solicitar cualquier servicio, sino también dejar constancia de alguna queja o incluso, aportar alguna sugerencia u opinión. Tiene la ventaja de centralizar los servicios, la mejor y más rápida atención de las quejas de los clientes, conocer en tiempo real cuál es el estado de cualquier queja o requerimiento del cliente, mejorar la propia comunicación interna del propio hotel, así todos los departamentos deben tener acceso al sistema centralizado para conocer “las llamada realizadas, llamadas atendidas, problemas o quejas resueltos, etc…”)

Dirigidos al cliente interno ( dirigidos al personal que gestiona el hotel, dispone de aplicaciones informáticas que se usan en el establecimiento, convirtiéndolo en herramientas indispensables de la propia gestión, puesto que influyen directamente en el crecimiento y expansión del negocio, a nivel comercial y de marketing.

El sistema de reservas es un elemento muy importante dentro de una estrategia de ventas para la cadena hotelera junto con el sitio web que lo contiene y portales web de reservas (además de la correspondiente gestión de e-marketing, entre otros muchos factores).

Debe contar con una interfaz muy fácil de utilizar para el usuario final con el objeto de plantear una buena experiencia de uso que permita en pocos clicks realizar la reserva y pago de la misma.

Debe integrarse con el font-office web, bien embebido en el desarrollo o bien abriendo ventana nueva totalmente personalizada, con el objeto de evitar la sensación de estar en sistemas totalmente distintos.

Normalmente existen varias posibilidades en su contratación:

Pago de un setup en función del número de habitaciones y pago de un mantenimiento anual.
Pago de un setup y un coste transaccional por operación (comisión por venta). La mayoría de sistemas apuestan por este coste más transaccional.

Entre otras cosas y desde el punto de vista de administración de la herramienta estos sistemas debieran permitir establecer elementos tan importantes como:

Tarifas (tanto b2b como b2c) “b2b significa de negocio a negocio”
Paquetes
Establecer cupos (stocks)
Abrir o cerrar dichos cupos de forma rápida
Establecer las release (tiempo mínimo para realizar la reserva) de cada producto-servicio
Áreas privadas para b2c (de empresa a consumidor) “b2e significa de empresa a empleado”
Establecer códigos promocionales
En algunos casos conexión con sistemas de Gestión de Canales (Rate Tiger, etc.)
Conexión con sistemas PMS (gestión hotelera) aunque son los menos.
Conexión con sistemas GDS e IDS.

El tener todos estos datos centralizados permitirá la correcta gestión de las relaciones con clientes y la implantación de adecuadas políticas conocidas como de Customer Relationship Management (CRM), que intentan optimizar los cuatro aspectos claves de la comercialización:

Segmentación de los clientes y dimensionar el mercado potencial
Identificar sus perfiles, hábitos y comportamientos para personalizar las promociones y anticiparse a sus necesidades
Establecer los canales adecuados para acceder a ellos (call center, internet, emailing, red directa, grandes cuentas…)
Desarrollar planes de fidelización rentables y segmentados.

En definitiva los eventos cada vez se orientan más a la propia gestión hotelera con análisis y la incorporación de recursos para las reservas de forma cómoda y fácil, donde se ofrece el todo incluido.